1. Ziel und Zweck der Checkliste festlegen
- Zweck der Checkliste definiert
- Zielgruppe identifiziert
2. Informationen sammeln und analysieren
- Interne Quellen recherchiert
- Erfahrungen und Wissen der Mitarbeitenden
- Bestehende Notfallpläne und Protokolle
- Dokumentation von vergangenen Krisenfällen
- Externe Quellen recherchiert
- Gesetzliche und behördliche Vorgaben
- Gute Praktiken und bewährte Verfahren
3. Struktur und Aufbau der Checkliste
- Aufgaben in logische Abschnitte unterteilt
- Aufgaben in chronologischer Reihenfolge nummeriert
- Kritische Aufgaben hervorgehoben
4. Detaillierte Inhalte der Checkliste
- Klare und prägnante Formulierung der Aufgaben
- Verantwortlichkeiten zugewiesen
- generelle Liste der benötigten Materialien und Ressourcen erstellt
- einzelne Materialien und Ressourcen an passender Stelle in der Checkliste eingefügt
- Zeitvorgaben festgelegt
- Kontrollpunkte definiert
5. Berücksichtigung von Kommunikationswegen
- Interne Kommunikationskanäle und -wege festgelegt
- Vorgaben für externe Kommunikation definiert
6. Validierung und Testen der Checkliste
- Krisensimulationen durchgeführt
- Feedback von Nutzern eingeholt
- Anpassungen basierend auf Feedback vorgenommen
- Ergebnisse und Anpassungen dokumentiert
7. Kontinuierliche Verbesserung
- Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung geplant
- Lessons Learned aus realen Krisen und Übungen integriert
Struktur und Aufbau einer Checkliste
- Überschrift
- Titel der Checkliste: Kurz und prägnant
- Einleitung
- Ziel und Zweck: Kurzbeschreibung des Zwecks der Checkliste
- Datum und Version
- Erstellungsdatum: Datum, an dem die Checkliste erstellt wurde
- Versionsnummer: Versionskontrolle zur Nachverfolgung von Änderungen
- Verantwortlichkeiten
- Name der verantwortlichen Person(en): Wer ist für die Durchführung verantwortlich?
- Kontaktdaten: Telefonnummern, E-Mail-Adressen
- Materialien und Ressourcen
- Liste der benötigten Materialien: Was wird für die Durchführung benötigt?
- Abschnitt 1: Vorbereitung
- Prüfen, ob alle Materialien vorhanden sind
- alle benötigten Materialien holen
- Kommunikationskanäle festlegen
- Abschnitt 2: Durchführung (Schritt für Schritt Anleitung)
- Aufgabe 1
- Aufgabe 2
- Abschnitt 3: Nachbereitung (Schritt für Schritt Anleitung)
- Aufgabe 1
- Aufgabe 2
- Kontrollpunkte und Zwischenprüfungen
- Liste von Meilensteinen oder Kontrollpunkten
- diese Meilensteinen oder Kontrollpunkten in der Checkliste markieren
- Kommunikationswege in der Checkliste markieren und erläutern
- Interne Kommunikation: Wer wird wann informiert?
- Externe Kommunikation: Kontaktdaten von Behörden, Feuerwehr etc.
- Feedback und Evaluierung
- Feedbackformular: Platz für Anmerkungen und Verbesserungsvorschläge
- Dokumentation
- Abschnitt zur Dokumentation von Abweichungen und Besonderheiten